Telefon +47 966 23 000
Vi står alltid parat til å svare på dine spørsmål på telefon
+47 966 23 000
Kontakt oss
OUH håndterer dokumenter elektronisk med OnBase

Elektronisk dokumentbehandling forbedrer Danmarks største sykehus

Odense universitetssykehus (OUH), et av Danmarks største sykehus med 7500 ansatte og mer enn 1000 sengeplasser, ligger på Fyn i Region Syddanmark. Sykehuset behandler 350 000 innlagte pasienter, 60 000 legevaktspasienter og 488 000 polikliniske pasienter i året, og det ytes pleie 24 timer i døgnet, syv dager i uken.

Med en journallagring som tok opp 7 kilometer fysisk plass trengte OUH en løsning for elektronisk dokumentbehandling som kunne redusere den kostbare lagringen av papir og støtte elektroniske pasientjournaler (også kalt EPJ-er). Kravene til OUH inkluderte følgende punkter:

  • Elektroniske pasientjournaler og relaterte dokumenter må være tilgjengelige umiddelbart og sikkert via Internett, når som helst på døgnet
  • Løsningen må være i samsvar med nasjonal lovgivning om oppbevaring av journaler og pasienters personopplysninger
  • OUH ønsket en elektronisk dokumentbehandlingsløsning som kunne åpne for enkel integrasjon med et hvilket som helst EHR-system som måtte bli nødvendig i fremtiden.

OUH henvendte seg til OnBase med ønsket om en Enterprise Document Management-løsning. OnBase, som er utviklet av Hyland Software Inc., er en integrert informasjonsplattform som består av ECM-programvareløsninger, inkludert kjernefunksjoner for dokumentskanning, elektronisk dokumentbehandling, arbeidsflyt, COLD/ERM og dokumentbehandling.

Det nettbaserte OnBase-systemet lar autoriserte, godkjente brukere se dokumenter i et hvilket som helst filformat trygt og umiddelbart fra et hvilket som helst sted ved hjelp av den sikre webklienten. Fordi OnBase-dokumenter er elektroniske, nyter sykehuset godt av å kunne få tilgang til de forespurte dokumentene trygt når som helst og hvor som helst, selv i sterile miljøer.

UMIDDELBAR, WEB-BASERT DOKUMENTTILGANG FREMMER PASIENTPLEIE MED ET MINIMUM AV VEDLIKEHOLD
OUH tildeler pasientens personnummer som nøkkelord til alle dokumenter som er tilknyttet legejournalen. Dette nøkkelordet kan brukes til å finne de nødvendige dokumentene umiddelbart.

I tillegg kan flere brukere se et dokument samtidig. Elektroniske dokumenter inneholder en historie for hver bruker som har sett eller gjort endringer i dokumentet. «Man kunne ikke se fingeravtrykk i papirjournalen, men nå har alle poster et revisjonsspor», sier Jette Kotsis, seksjonssjef i OUH.

Med øyeblikkelig tilgang til ønskede dokumenter og reduksjon av arbeidskrevende prosedyrer for å overholde krav til dokumentstyring, kan OUH redusere pasientenes ventetid og gi plass til private besøkområder på sykehuset i rom som tidligere ble brukt til papiroppbevaring. «Med OnBase er tilgangen til dokumenter 64 ganger raskere enn med papirutgaven», sier Kotsis. «Før OnBase tok det ansatte 7 minutter å hente de nødvendige dokumentene; med OnBase blir dokumentene hentet opp på 7 sekunder.»

Ved å eliminere oppgaver som krevde mye papir og dermed øke tid og kostnader knyttet til pasientkontakten, f.eks. utfylling eller manuell gjenfinning av papirdokumenter, har OUH vært i stand til å flytte mange sekretærer fra alle avdelinger til andre nødvendige merkantile stillinger. I tillegg er oppbevaringsplassen på sykehus svært dyr, så fjerningen av 7 kilometer med papirjournaler hadde i seg selv en høy verdi.

Papirdokumenter skannes inn i OnBase ved hjelp av to Eastman Kodak i640 fargeskannere, slik at ansatte ved alle sykehus i Region Syddanmark har Internett-tilgang til dokumentene umiddelbart etter at de er skannet eller importert elektronisk. Dokumentene som skannes, inkluderer alle typer medisinske journaler, transfusjonsjournaler og laboratoriesvar fra avdelingen for klinisk immunologi, medarbeiderjournaler for HR-avdelingen og fakturaer. «Vi har garantert og sikker tilgang til pasientjournaler når vi trenger det», sier Kostis. «Med Onbase kan vi nå nemlig la flere brukere få tilgang til de samme journalene samtidig, slik at postene alltid er tilgjengelige.»

I motsetning til OUHs forrige dokumentbehandlingssystem, som hadde klientprogramvare for dokumentsøk installert på alle arbeidsstasjoner, kan OnBase oppdateres på serveren i stedet for på de mer enn 2000 IT-arbeidsstasjonene.

ONBASE, SOM GRADVIS BLE TATT I BRUK PÅ FLERE AVDELINGER, SKAPER FORDELER VED AT METODENE ADMINISTRERES SENTRALT
I Odense ble OnBase i utgangspunktet valgt på grunn av systemets muligheter for webtilpasset dokumentbehandling, men implementeringen er utvidet til å omfatte ytterligere administrative behov og krav til journalbehandling på sykehuset.

Dessuten er det ikke nødvendig å skanne dokumenter for å importere dem til OnBase og få øyeblikkelig tilgjengelighet på nett. I Odense importeres for eksempel andre objekter direkte fra CD-er til OnBase, inkludert applikasjoner, digitale bilder og opplæringsmateriell til senteret for videreutdanning av leger.

Optisk skriftgjenkjenning (OCR) brukes i Medical Records Research Department for raskt å finne informasjon i spørreskjemaer og overflødiggjøre behovet for at leger fører sine egne forskningsdatabaser.

Andre forretningsprosesser som for tiden håndteres gjennom OnBase inkluderer en arbeidsflyt designet som skal lette forhandlinger mellom fagforeninger og sykehuset, og en plan for å håndtere bemannings- og personalspørsmål. Behovet for å lære opp brukere som er involvert i alle disse OnBase-prosessene, var minimalt. «Det er et svært brukervennlig system», forklarer Kotsis.

ECM UNDERSTØTTER MILJØINITIATIV PÅ DOKUMENTBASERTE AVDELINGER
Implementeringen av OnBase og Cosmic (OUHs EPJ-system) støtter miljøvennlige «grønne» tiltak, ettersom elektroniske dokumenter reduserer papirets kostnadskomponent i dokumentbaserte prosesser. Ressurser og kostnader forbundet med utskrift, lagring, frakt og papirproduksjon reduseres ved bruk av elektroniske dokumenter.

EPJ-INTEGRASJON FORBEREDER OSS PÅ Å OVERHOLDE FREMTIDIGE NASJONALE KRAV
OnBase er integrert med Cosmic, slik at OnBase-dokumenter, inkludert digitale bilder, røntgenbilder, korrespondanse og videoer forbundet med pasientens EPJ kan nås direkte fra Cosmic. Integrasjonen med Cosmic gir tilgang til nødvendige dokumenter uten at det kreves mye opplæring. Ansatte kan logge seg på Cosmic og hente alle nødvendige dokumenter direkte fra Cosmic-grensesnittet. Bare én utgave av dokumentet er lagret, men det kan nås samtidig av flere brukere som oppholder seg på flere steder.

Det er sannsynlig at det vil bli satt i verk en felles modell for å muliggjøre integrering som oppfyller alle krav mellom alle EHR-systemer i Skandinavia, og dette krever at alle sykehus har dokumentene sine i elektronisk form. Med sin løsning med Cosmic og OnBase ligger OUH i forkant med å forberede seg på eventuelle fremtidige krav til nasjonale elektroniske pasientjournaler (EPJ).

For å overholde gjeldende nasjonale lover om oppbevaring av elektroniske dokumenter, bruker OUH OnBase CD Authoring for å opprette en journal for datagjenoppretting ved IT-systemkrasj direkte fra OnBase-systemet.

Helsepersonell fra hele Europa kommer jevnlig til Odense for å se de fremtidsrettede prosessene ved OUH, og mange bruker sykehusets vellykkede metoder som modell for fremtidige implementeringsideer for å effektivisere prosesser og forbedre pasientbehandlingen ved å bruke en reell, langsiktig EPJ. Kostis understreker at «alle sykehus burde ha et system som OnBase.»

«Med OnBase går tilgangen til dokumenter 64 ganger raskere enn med papir. Før OnBase tok det ansatte 7 minutter å hente de nødvendige dokumentene. Etter implementering av OnBase blir dokumentene hentet opp på 7 sekunder. Alle sykehus burde ha et system som OnBase»

-Jette Kotsis, Seksjonsleder

OVERSIKT
Ved hjelp av elektronisk dokumentbehandling forbedrer Odense universitetssykehus (OUH), Danmarks største sykehus, pasientbehandlingen ved å redusere ventetidene, øke de ansattes tilfredshet med øyeblikkelig tilgang til nødvendige dokumenter og redusere arbeidsintensive prosedyrer knyttet til overholdelse av krav til journalføring.

FORDELER

  • Behandling av flere pasienter uten behov for ekstra personell eller ressurser
  • Bedre utnyttelse av begrenset og dyr sykehusplass; plassen som tidligere ble brukt til lagring er blitt til rom for uforstyrret pasientbehandling
  • Autoriserte helsepersonell kan søke nødvendige dokumenter relatert til pasientens elektroniske journal 64 ganger raskere enn med papirprosesser
  • Ansatte kan få tilgang til informasjon direkte fra Cosmic på bare 7 sekunder, noe som til sammenligning tok mer enn 7 minutter før implementering av OnBase
  • Fjerning av papirintensivt søk og arkivering, noe som økte tiden og kostnadene forbundet med pasientkontakt, og flytting av sekretærer fra alle avdelinger til andre nødvendige merkantile stillinger
  • Ansatte har tilgang til dokumenter umiddelbart etter skanning eller import til OnBase; flere autoriserte ansatte kan se på dokumentene samtidig hvor som helst, selv i sterile miljøer, ved hjelp av sikker Internett-tilgang
  • Reduserer kostnader og støtter miljøinitiativ ved å minimere papirproduksjon, utskrift, lagring og frakt forbundet med papirintensive, dokumentbaserte prosesser
  • Oppfyller nasjonale krav for lagring av dokumenter som krever at sykehus skal føre journal i 15 år
  • Du er godt rustet til å overholde kommende nasjonale krav angående EPJ

BRUK

  • Legejournaler
  • HR

SUPPLERENDE PRODUKTINTEGRERING

  • OCR for AnyDoc™
  • Cosmic
  • Eastman Kodak® i640-skanner

Alka
Visma Collectors
Region Syddanmark
Hovedstadsregionen