Telefon +47 966 23 000
Vi står alltid parat til å svare på dine spørsmål på telefon
+47 966 23 000
Kontakt oss
Visma Collectors AS

Visma øker sikkerheten og minimerer behandlingstiden med OnBase

Som leverandør av faktureringstjenester og inkassotjenester mottar Visma Collectors AS store mengder fysisk brevpost hver dag, og denne inneholder personfølsomme data. Dette stiller store krav til den tidkrevende håndteringen av dokumentene. Implementeringen av OnBase har redusert håndteringstiden per brev med 70 % og har digitalisert arkiveringsprosessen 100 %.

Norske Visma Collectors AS leverer fakturerings- og inkassotjenester til private og offentlige selskaper. Dette betyr at store mengder personfølsom brevpost daglig mottas fra kunder, myndigheter, debitorer og kreditorer. Tidligere ble det brukt 4-5 årsverk på å håndtere den innkommende posten, som iht. loven må besvares innen 2 dager etter mottak. Det kan være en utfordring å overholde denne fristen, og dessuten kan post gå tapt eller risikere å ligge fritt fremme hos den enkelte saksbehandler. På bakgrunn av dette bestemte ledelsen seg for å effektivisere og digitalisere håndteringen av innkommende post.

«Vi ønsket å outsource prosessen til en ekstern partner som skulle sørge for at sikkerhet, effektivitet og punktlighet var helt på topp. Vi kontaktet Iron Mountain, som i samarbeid med Nobly presenterte ECM-løsningen OnBase. Det var den perfekte løsningen helt fra fra starten av – en virkelig god match», forteller Thomas Skjørten, Head of Business Development hos Visma Collectors AS.

En effektiv og sikker løsning
Basert på en grundig analyse av de interne forretningsprosessene ga Nobly en skreddersydd løsning der Iron Mountain er ansvarlig for å skanne brevposten direkte til OnBase. I hvert brev identifiseres informasjon som referanse, saks- og personnummer automatisk, og brevet kategoriseres og arkiveres riktig i systemet. På denne måten er håndteringstiden redusert fra 4-5 årsverk til omtrent 2 årsverk hos Visma.

«Løsningen har redusert behandlingen av fysisk post med 100 % og redusert behandlingstiden på enkeltdokumenter med gjennomsnittlig 70 %. Det er en stor gevinst for oss, økonomisk. Alle saksbehandlere kan enkelt finne dokumenter, ettersom alt er logisk kategorisert og arkivert i OnBase. Tidligere kunne vi gjerne oppleve at vi ikke reagerte tidsnok på et dokument fordi det ikke var blitt registrert i systemet vårt. Nå kan vi fullt ut overholde alle våre interne retningslinjer og myndighetskrav, ettersom post ikke forsvinner i dette systemet. I tillegg er det en stor fordel for oss at OnBase er GDPR-godkjent. Vi har ikke lenger brevpost liggende fremme hos de enkelte saksbehandlerne, siden all fysisk post blir destruert etter skanning og arkivering i OnBase. Her blir dokumentene også automatisk slettet når saken er ferdigbehandlet. Det har tradisjonelt vært en enorm utfordring, som nå er løst, sier Thomas Skjørten.

Enkelt å tilpasse
Når flere viktige IT-systemer i en organisasjon skal snakke sammen, er det gjerne en kostbar og tidkrevende prosess som kan ende opp med å gi rigide løsninger. En av de store fordelene ved OnBase er at det ikke påvirker kjernesystemet, men lett kan integreres og tilpasses behovene til den enkelte virksomhet. Som IT-leverandør har Nobly vært ansvarlig for tilpasningen til dagens forretningsprosesser og opplæring av utvalgte medarbeidere som har drevet frem prosessen.

«OnBase har vært lett å tilpasse til våre eksisterende systemer. For eksempel bruker vi inkassosystemet Actic, der vi tidligere trengte 4-5 klikk på å videresende et dokument til juridisk behandling. Nobly utviklet en «hurtigknapp» i OnBase, som videresender med 1 klikk. Generelt er det min erfaring at OnBase er en meget konfigurerbar løsning, der det er enkelt å legge til knapper. Det sparer oss for mye programmeringstid», fremholder Thomas Skjørten.

Fase 1, som inkluderte digitalisering av innkommende post, er nå så fast forankret i organisasjonen at Visma Collectors har begynt å se frem til neste fase:

«Alle våre ansatte har tatt godt imot OnBase, som har blitt en naturlig del av hverdagen. Det er medarbeiderne som er drivkraften i prosessen, og de er glade for å kunne arbeide mer effektivt med sakene. De ansatte er de viktigste ambassadørene for tjenestene våre, og de ser frem til å komme i gang med fase 2, som omfatter utgående kommunikasjon. På lang sikt må alle dokumenter vi produserer internt og sender ut, også lagres i OnBase for å gi optimal arbeidsgang. For eksempel skal kunder kunne signere dokumenter digitalt når de har mottatt et varsel om at de er klare på nett. Det skal igjen bidra til å sikre at personopplysninger og sakshistorikk blir behandlet riktig og automatisk slettet når lånet er nedbetalt og saken avsluttes. Det er min forventning at denne integrasjonen vil øke effektiviteten i behandlingstiden med ytterligere 20 %», anslår Thomas Skjørten.

Er du interessert i mer informasjon?

Alka
Visma Collectors
Region Syddanmark
Hovedstadsregionen