Telefon +45 70 70 74 70
Nyheder
Nobly åbner afdeling i Sverige
Læs mere
Ny case: Alka Forsikring
Læs mere
Krav om kryptering af mails - undgå bøder!
Læs mere
Vi står altid klar til at besvare dine spørgsmål på telefon +45 70 70 74 70 Kontakt os
OUH, OnBase

Elektronisk dokumenthåndtering forbedrer Danmarks største hospital

Odense Universitetshospital (OUH), et af Danmarks største hospitaler med 7.500 medarbejdere og mere end 1.000 senge, ligger på Fyn i Region Syddanmark. På hospitalet behandler man årligt 350.000 indlagte, 60.000 skadestue- og 488.000 ambulante patienter, og der ydes pleje 24 timer i døgnet, syv dage om ugen.

Med en journalopbevaring, der optog 7 kilometers fysisk plads, havde OUH brug for en løsning til elektronisk dokumenthåndtering, der kunne reducere den omkostningstunge opbevaring af papir og støtte elektroniske patientjournaler (også kaldet EPJ'er). Kravene fra OUH omfattede følgende punkter:

  • Elektroniske patientjournaler og tilhørende dokumenter skal kunne tilgås omgående og sikkert via internettet på alle tidspunkter af døgnet
  • Løsningen skal overholde national lovgivning vedrørende opbevaring af journaler og patienters personlige oplysninger
  • OUH ønskede en løsning til elektronisk dokumenthåndtering, som ville muliggøre en nem integration med et hvilket som helst EPJ-system, der måtte blive nødvendig i fremtiden. 

OUH henvendte sig til OnBase med ønsket om en Enterprise Document Management-løsning. OnBase, der er udviklet af Hyland Software Inc., er en integreret informationsplatform bestående af ECM-softwareløsninger, inklusive kernefunktioner inden for indskanning af dokumenter, elektronisk dokumenthåndtering, workflow, COLD/ERM og dokumentstyring.

Det webbaserede OnBase-system giver autoriserede, godkendte brugere adgang til at se dokumenter i alle filformater sikkert og straks fra et hvilket som helst sted ved hjælp af den sikre webklient. Fordi OnBase-dokumenter er elektroniske nyder hospitalet godt af, at man kan tilgå de ønskede dokumenter sikkert, når som helst og fra et hvilket som helst sted, selv i sterile miljøer.

OMGÅENDE, WEBBASERET DOKUMENTADGANG FREMMER PATIENTPLEJEN MED ET MINIMUM AF VEDLIGEHOLD
OUH tildeler patientens CPR-nummer som nøgleord til alle dokumenter, der er forbundet med journalen. Dette nøgleord kan bruges til omgående at finde de nødvendige dokumenter.

Desuden kan flere brugere se et dokument samtidig. Elektroniske dokumenter indeholder en historik for hver bruger, der har set eller lavet ændringer i dokumentet. "Man kunne ikke se fingeraftryk på papirjournalen, men nu har alle journaler et revisionsspor," siger Jette Kotsis, sektionsleder på OUH.

Med øjeblikkelig adgang til ønskede dokumenter og reduktion af arbejdskrævende procedurer for overholdelse af krav til dokumentstyring er OUH i stand til at mindske patienternes ventetid og skabe plads til private besøgsområder på hospitalet i rum, der tidligere blev brugt til opbevaring af papir. "Med OnBase er adgangen til dokumenter 64 gange hurtigere end med papirudgaven," siger Kotsis. "Før OnBase tog det medarbejderne 7 minutter at hente de nødvendige dokumenter; med OnBase hentes dokumenterne på 7 sekunder."

Ved at fjerne opgaver, der krævede meget papir og dermed øgede forbruget af tid og penge i forbindelse med patientkontakten, f.eks. udfyldelse eller manuel hentning af papirdokumenter, har OUH kunnet flytte mange sekretærer fra alle afdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger. Desuden er opbevaringsplads på hospitaler meget dyr, så fjernelsen af 7 kilometers papirjournaler havde i sig selv en høj værdi.

Papirdokumenter indskannes i OnBase ved hjælp af to Eastman Kodak i640 farvescannere, så medarbejdere på alle hospitaler i Region Syddanmark har webadgang til dokumenterne med det samme, når de er blevet indskannet eller importeret elektronisk. De dokumenter, der indskannes, omfatter alle typer af journaldokumenter, transfusionsjournaler og laboratoriesvar fra Klinisk Immunologisk Afdeling, medarbejderjournaler til HR-afdelingen og fakturaer. "Vi har garanteret og sikker adgang til patientjournaler, når vi har brug for det," siger Kostis.  "Fordi vi nu med Onbase kan give flere brugere adgang til de samme journaler samtidig, er journalerne altid tilgængelige."

Til forskel fra OUH's tidligere dokumenthåndteringssystem, der havde klientsoftware til brug ved dokumentsøgning installeret på alle arbejdspladser, kan OnBase opdateres på serveren i stedet for på de mere end 2.000 it-arbejdspladser. 

ONBASE, DER GRADVIST BLIVER UDRULLET TIL YDERLIGERE AFDELINGER, GIVER FORDELE, VED AT METODER FORVALTES CENTRALT
I Odense valgte man som udgangspunkt OnBase på grund af systemets muligheder for webtilpasset dokumenthåndtering, men man har udvidet implementeringen til også at omfatte yderligere administrative behov og krav til journalhåndtering på hospitalet.

Desuden er det ikke nødvendigt at indskanne dokumenter for at importere dem til OnBase og opnå øjeblikkelig webtilgængelighed. I Odense importerer man f.eks. andre objekter direkte fra cd'er til OnBase, herunder applikationer, digitale foto og uddannelsesmateriale til Center for Lægers Videreuddannelse.

Optisk skriftlæsning (OCR) anvendes i Medical Records Research Department til hurtigt at finde oplysninger i spørgeskemaer, hvilket overflødiggør lægernes behov for at vedligeholde deres egne forskningsdatabaser.

Andre forretningsprocesser, der lige nu håndteres via OnBase, omfatter et workflow, der skal lette forhandlinger mellem fagforeninger og hospitalet, og en plan, der skal håndtere bemanding og personalespørgsmål. Behovet for uddannelse af brugere, der er involveret i alle disse OnBase-processer, var minimalt. "Det er et meget brugervenligt system," forklarer Kotsis.

ECM UNDERSTØTTER MILJØINITIATIVER PÅ DOKUMENTBASEREDE AFDELINGER
Implementeringen af OnBase og Cosmic (OUH's EPJ-system) understøtter miljøvenlige, "grønne" tiltag, eftersom elektroniske dokumenter mindsker papirets bekostelige betydning i forbindelse med dokumentbaserede processer. Ressourcer og omkostninger forbundet med udskrivning, opbevaring, forsendelse og papirproduktion reduceres ved brug af elektroniske dokumenter. 

INTEGRERING AF EPJ FORBEREDER OS PÅ OVERHOLDELSE AF FREMTIDIGE NATIONALE KRAV
OnBase er integreret med Cosmic, så OnBase-dokumenter, inklusive digitale fotos, røntgenbilleder, korrespondance og videoer forbundet med patientens EPJ, kan tilgås direkte fra Cosmic. Integreringen med Cosmic giver mulighed for at få adgang til nødvendige dokumenter, uden at det kræver ret meget oplæring. Medarbejdere kan logge på Cosmic og hente alle nødvendige dokumenter direkte fra Cosmic-grænsefladen. Der opbevares kun én udgave af dokumentet, men denne kan tilgås samtidig af flere brugere, der opholder sig flere forskellige steder.

Det er sandsynligt, at der indsættes en fælles model, der skal muliggøre en integrering, der opfylder alle krav, mellem alle EPJ-systemer i Skandinavien, og dette kræver, at alle hospitaler har deres dokumenter i elektronisk form. Med sin løsning med Cosmic og OnBase er OUH med helt fremme med hensyn til at forberede sig på eventuelle kommende krav om nationale elektroniske patientjournaler (EPJ).

For at overholde den nuværende nationale lovgivning vedrørende opbevaring af elektroniske dokumenter bruger OUH OnBase CD Authoring til oprettelse af en journal til genskabelse af data ved nedbrud af it-system direkte fra OnBase-systemet.

Sundhedspersonale fra hele Europa kommer jævnligt til Odense for at se de fremsynede processer på OUH, og mange bruger hospitalets succesfulde metoder som model for ideer til fremtidig implementering med det formål at strømline processer og forbedre patientplejen ved hjælp af en reel, langsigtet EPJ. Kostis understreger, at "alle hospitaler burde have et system som OnBase." 

"Med OnBase er det 64 gange hurtigere at tilgå dokumenter end med papir. Før OnBase tog det medarbejderne 7 minutter at hente de nødvendige dokumenter; efter implementering af OnBase hentes dokumenterne på 7 sekunder. Alle hospitaler burde have et system som OnBase"

-Jette Kotsis, Sektionsleder

OVERSIGT
Ved hjælp af elektronisk dokumenthåndtering forbedrer Odense Universitetshospital (OUH), Danmarks største hospital, patientbehandlingen ved at mindske ventetiderne, øge medarbejdertilfredsheden med øjeblikkelig adgang til nødvendige dokumenter og reducere arbejdskrævende procedurer i forbindelse med overholdelse af krav om journalføring.

 

FORDELE

  • Behandling af flere patienter, uden at det kræver ekstra personale eller ressourcer
  • Bedre udnyttelse af begrænset og dyr hospitalsplads; den plads, der før blev brugt til opbevaring, er ekstra stuer til uforstyrret patientpleje
  • Autoriseret sundhedspersonale kan søge i nødvendige dokumenter i forbindelse med patientens elektroniske journal 64 gange hurtigere end ved papirprocesser
  • Medarbejdere kan få adgang til oplysninger direkte fra Cosmic på blot 7 sekunder, hvilket til sammenligning tog mere end 7 minutter før implementeringen af OnBase
  • Fjernelse af papirkrævende søgninger og arkivering, der øgede tidsforbruget og omkostningerne i forbindelse med patientkontakten, og flytning af sekretærer fra alle afdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger
  • Medarbejdere har adgang til dokumenter umiddelbart efter indskanning i eller import til OnBase; flere autoriserede medarbejdere kan se dokumenterne samtidig fra et hvilket som helst sted, selv i sterile miljøer, ved hjælp af en sikker internetadgang
  • Reducerer omkostninger og støtter miljøinitiativer ved at minimere den papirproduktion, udskrivning, opbevaring og forsendelse, der er forbundet med papirkrævende, dokumentbaserede processer
  • Overholder nationale krav om opbevaring af dokumenter, som kræver, at hospitaler gemmer journaler i 15 år
  • Man er godt rustet til at overholde kommende nationale krav vedrørende EPJ

ANVENDELSE

  • Lægejournaler
  • HR

SUPPLERENDE PRODUKTINTEGRATION

  • OCR til AnyDoc™
  • Cosmic
  • Eastman Kodak® i640 skanner

 

Vi er stolte over vores referencer
Alka
Visma Collectors
Region Syddanmark
Region Hovedstaden