Telefon +45 30 54 21 54
Vi står alltid redo att besvara dina frågor på telefon
+45 30 54 21 54
Kontakta oss
OnBase ger Odense Universitetshospital (OUH) elektronisk dokumenthantering

Elektronisk dokumenthantering förbättrar Danmarks största sjukhus

Odense Universitetshospital (OUH), ett av Danmarks största sjukhus med 7 500 medarbetare och mer än 1 000 vårdplatser, ligger på Fyn i Region Syddanmark. På sjukhuset behandlas årligen 350 000 inlagda patienter, 60 000 akutvårdspatienter och 488 000 öppenvårdspatienter, och här tillhandahåller man vård dygnet runt, sju dagar i veckan.

Med ett journalarkiv som upptog 7 kilometer fysiskt utrymme, behövde OUH en lösning för elektronisk dokumenthantering som kunde reducera den dyra lagringen av papper och som hade stöd för elektroniska patientjournaler (även kallade EPJ:er). Kraven från OUH omfattade följande punkter:

  • Elektroniska patientjournaler och tillhörande dokument ska vara åtkomliga omgående och säkert via webben vid alla tider på dygnet.
  • Lösningen ska uppfylla nationell lagstiftning gällande lagring av journaler och patienters personuppgifter.
  • OUH ville ha en lösning för elektronisk dokumenthantering som skulle möjliggöra en smidig integration med alla typer av EPJ-system som kan bli nödvändiga i framtiden.

OUH kontaktade OnBase med en önskan om en Enterprise Document Management-lösning. OnBase, som har utvecklats av Hyland Software Inc., är en integrerad informationsplattform som består av ECM-programvarulösningar, inklusive kärnfunktioner inom inskanning av dokument, elektronisk dokumenthantering, arbetsflöde, COLD/ERM och dokumentstyrning.

Det webbaserade OnBase-systemet ger behöriga och godkända användare möjlighet att se dokument i alla filformat säkert och snabbt, var de än befinner sig, med hjälp av den säkra webbklienten. Eftersom OnBase-dokumenten är elektroniska har man när som helst och var som helst säker tillgång till önskade dokument på sjukhuset, även i sterila miljöer.

OMEDELBAR TILLGÅNG TILL WEBBASERADE DOKUMENT OCH ETT MINIMUM AV UNDERHÅLL FRÄMJAR PATIENTVÅRDEN
OUH använder patientens personnummer som nyckelord för alla dokument som är kopplade till journalen. Detta nyckelord kan användas för att snabbt hitta nödvändiga dokument.

Dessutom kan flera användare se samma dokument samtidigt. Elektroniska dokument innehåller en historik för varje användare som har sett eller gjort ändringar i dokumentet. ”Det gick inte att se några fingeravtryck på pappersjournalerna, men nu har alla journaler en verifieringskedja”, säger Jette Kotsis, avdelningschef på OUH.

Med omedelbar tillgång till önskade dokument och en reducering av arbetskrävande procedurer för uppfyllande av krav för dokumentstyrning, kan OUH nu minska patienternas väntetider och på sjukhuset skapa plats för privata besöksutrymmen som tidigare användes till pappersförvaring. ”Med OnBase är tillgången till dokument 64 gångar snabbare jämfört med pappersvarianten”, säger Jette Kotsis. ”Före OnBase tog det medarbetarna 7 minuter att hämta nödvändiga dokument. Med OnBase hämtas dokumenten på 7 sekunder.”

Genom att ta bort moment som krävde mycket papper och därmed ökade tidsåtgång och kostnader i samband med patientkontakter, till exempel när man fyllde i eller hämtade pappersdokument manuellt, har OUH kunnat överföra flera sekreterare på samtliga avdelningar till andra nödvändiga sekreteraruppgifter. Dessutom är förvaringsutrymmen på sjukhus mycket dyra, så att slippa förvara 7 kilometer pappersjournaler var värdefullt i sig.

Pappersdokument skannas in i OnBase med hjälp av två Eastman Kodak i640 färgskannrar, så att medarbetare på alla sjukhus i Region Syddanmark har omedelbar tillgång till dokumenten via webben, när de väl har skannats in eller importerats elektroniskt. De dokument som skannas in, omfattar alla typer av journaldokument, transfusionsjournaler och laboratoriesvar från Klinisk Immunologisk Afdeling, medarbetarjournaler till HR-avdelningen och fakturor. ”Vi har en garanterad och säker tillgång till patientjournaler när vi behöver det”, säger Jette Kostis. ”Eftersom vi nu med OnBase kan ge flera användare tillgång till samma journaler samtidigt, är journalerna alltid tillgängliga.”

Till skillnad från OUH:s tidigare dokumenthanteringssystem som hade klientprogramvara som användes vid dokumentsökning installerat på alla arbetsstationer, kan OnBase uppdateras på servern i stället för på de fler än 2 000 IT-arbetsstationerna.

ONBASE, SOM GRADVIS IMPLEMENTERAS PÅ FLER AVDELNINGAR, GER FÖRDELAR GENOM ATT METODER ADMINISTRERAS CENTRALT
I Odense valde man att utgå från OnBase tack vare systemets möjligheter för webbanpassad dokumenthantering, men man har utökat implementeringen till att omfatta ytterligare administrativa behov och krav på journalhantering på sjukhuset.

Dessutom är det inte nödvändigt att skanna in dokument för att importera dem till OnBase och få omedelbar webbtillgänglighet. I Odense importeras till exempel andra objekt direkt från cd-skivor till OnBase, bland annat applikationer, digitala foton och utbildningsmaterial till Center for Lægers Videreuddannelse.

Maskininläsning (OCR) används på Medical Records Research Department för att snabbt hitta information i frågeformulär, vilket gör att läkarna slipper upprätthålla egna forskningsdatabaser.

Andra verksamhetsprocesser, som nu också hanteras via OnBase, omfattar ett arbetsflöde som ska underlätta förhandlingar mellan fackföreningar och sjukhuset samt en plan som ska hantera bemannings- och personalfrågor. Behovet för utbildning av användare som är inblandade i alla dessa OnBase-processer var minimalt. ”Det är ett väldigt användarvänligt system”, förklarar Jette Kotsis.

ECM STÖDJER MILJÖINITIATIV PÅ DOKUMENTBASERADE AVDELNINGAR
Implementeringen av OnBase och Cosmic (OUH:s EPJ-system) underlättar ”gröna” initiativ eftersom elektroniska dokument minskar den dyra pappershanteringen i samband med dokumentbaserade processer. Resurser och kostnader gällande utskrift, arkivering, utskick och pappersproduktion reduceras när man i stället använder elektroniska dokument.

INTEGRATION AV EPJ FÖRBEREDER OSS PÅ ATT UPPFYLLA FRAMTIDA NATIONELLA KRAV
OnBase är integrerat med Cosmic, så att OnBase-dokument, inklusive digitala foton, röntgenbilder, korrespondens och videor som är kopplade till patientens EPJ, är tillgängliga direkt från Cosmic. Integrationen med Cosmic möjliggör tillgång till nödvändiga dokument utan någon större utbildningsinsats. Medarbetare kan logga in på Cosmic och hämta alla nödvändiga dokument direkt från Cosmic-gränssnittet. Det finns bara en utgåva av dokumentet, men denna är tillgänglig för flera användare samtidigt, som kan befinna sig på olika platser.

Det är troligt att det kommer att införas en gemensam modell för integration som uppfyller alla krav mellan alla EPJ-system i Skandinavien, men det kräver att alla sjukhus lagrar sina dokument i elektronisk form. Med lösningen med Cosmic och OnBase är OUH väl förberedda på eventuella kommande krav på nationella elektroniska patientjournaler (EPJ).

För att uppfylla nuvarande nationell lagstiftning gällande lagring av elektroniska dokument använder OUH OnBase CD Authoring för att skapa en journal vid återskapande av data direkt från OnBase-systemet vid eventuellt driftstopp i IT-systemet.

Vårdpersonal från hela Europa kommer regelbundet till Odense för att titta på OUH:s framsynta processer, och många använder sjukhusets framgångsrika metoder som modell för idéer om framtida implementering med syfte att strömlinjeforma processer och förbättra patientvården med hjälp av en reell, långsiktig EPJ. Jette Kostis understryker att ”alla sjukhus borde ha ett system som OnBase”.

”Med OnBase går det 64 gånger snabbare att få tillgång till dokument jämfört med ett pappersbaserat system. Före OnBase tog det medarbetarna 7 minuter att hämta nödvändiga dokument. Efter implementeringen av OnBase hämtas dokumenten på 7 sekunder. Alla sjukhus borde ha ett system som OnBase”.

– Jette Kotsis, avdelningschef

ÖVERSIKT
Med hjälp av elektronisk dokumenthantering förbättrar Odense Universitethospital (OUH), Danmarks största sjukhus, patientbehandlingen genom att minska väntetiderna, öka medarbetarnöjdheten med omedelbar tillgång till nödvändiga dokument och minska arbetskrävande procedurer i samband med efterlevnad av kraven på journalföringen.

FÖRDELAR

  • Behandling av fler patienter, utan att det kräver extra personal eller resurser
  • Bättre utnyttjande av begränsade och dyra sjukhuslokaler; utrymmen som tidigare användes till förvaring kan bli extra patientrum för ostörd vård
  • Behörig vårdpersonal kan söka i nödvändiga dokument i samband med patientens elektroniska journal 64 gånger snabbare jämfört med ett pappersbaserat system
  • Medarbetare kan få tillgång till information direkt från Cosmic på bara 7 sekunder, vilket kan jämföras med mer än 7 minuter före implementeringen av OnBase
  • Eliminering av papperskrävande sökningar och arkivering som tidigare ökade tidsåtgången och kostnaderna i samband med patientkontakten, och överföring av sekreterare från alla avdelningar till andra nödvändiga sekreteraruppgifter
  • Medarbetare har omedelbar tillgång till dokument efter att dessa har skannats in i eller importerats till OnBase; flera behöriga medarbetare kan se dokumenten samtidigt från vilken plats som helst, även i sterila miljöer, med hjälp av säker internetuppkoppling
  • Minskar kostnader och stödjer miljöinitiativ genom att minimera pappersproduktionen, utskrifter, lagring och utskick som är kopplade till papperskrävande, dokumentbaserade processer
  • Uppfyller nationella krav på lagring av dokument som kräver att sjukhus sparar journaler i 15 år
  • Man är väl rustad att uppfylla kommande nationella krav gällande EPJ

ANVÄNDNING

  • Läkarjournaler
  • HR

KOMPLETTERANDE PRODUKTINTEGRATION

  • OCR till AnyDoc™
  • Cosmic
  • Eastman Kodak® i640 skanner

Alka
Visma Collectors
Region Syddanmark
Region Hovedstaden