Telefon +45 30 54 21 54
Vi står alltid redo att besvara dina frågor på telefon
+45 30 54 21 54
Kontakta oss
Visma Collectors AS

Visma ökar säkerheten och minimerar behandlingstiden med OnBase

Som leverantör av faktura- och inkassotjänster online tar Visma Collectors AS varje dag emot stora mängder fysisk post som innehåller känsliga personuppgifter. Det ställer höga krav på den tidskrävande hanteringen av dokumenten. Implementeringen av OnBase har minskat hanteringstiden per brev med 70 %, och har digitaliserat arkiveringsprocessen till 100 %.

Norske Visma Collectors AS levererar faktura- och inkassotjänster till privata och offentliga företag. Det innebär att de dagligen tar emot stora mängder post med känsliga personuppgifter från kunder, myndigheter, gäldenärer och borgenärer. Tidigare ägnade man 4–5 årsarbetsverk på hantering av inkommande post som enligt lag måste besvaras inom 2 dagar efter mottagandet. Det var ibland en utmaning att hålla sig inom denna tidsfrist, eftersom post kunde komma bort eller riskera att ligga framme hos den enskilda handläggaren. Av det skälet beslutade ledningen att effektivisera och digitalisera hanteringen av inkommande post.

”Vi ville outsourca processen till en extern samarbetspartner som kunde ge bästa möjliga säkerhet, effektivitet och punktlighet. Vi kontaktade Iron Mountain, som i samarbete med Nobly presenterade ECM-lösningen OnBase. Det var från start en lösning som matchade oss perfekt”, berättar Thomas Skjørten, Head of Business Development hos Visma Collectors AS.

En effektiv och säker lösning
Efter en grundlig analys av de interna affärsrutinerna levererade Nobly en skräddarsydd lösning där Iron Mountain står för inskanning av post direkt till OnBase. I varje brev identifieras automatiskt information som till exempel referens-, ärende- och personnummer, sedan kategoriseras och arkiveras brevet korrekt i systemet. På så sätt har hanteringstiden hos Visma minskat från 4–5 årsarbetsverk till ca 2 årsarbetsverk.

”Lösningen har minskat hanteringen av fysisk post med 100 % och reducerat behandlingstiden för enskilda dokument med i genomsnitt 70 %. Det innebär en stor ekonomisk vinst för oss. Handläggarna kan enkelt hitta sina dokument eftersom allt är logiskt kategoriserat och arkiverat i OnBase. Tidigare hände det att vi inte hann reagera i tid på ett dokument eftersom det ännu inte hade registrerats i vårt system. Nu uppfyller vi till fullo alla våra interna riktlinjer och lagkrav eftersom ingen post försvinner i det här systemet. Det är dessutom en stor fördel för oss att OnBase är GDPR-godkänt. Vi har inte längre brev som ligger framme hos enskilda handläggare eftersom all fysisk post makuleras efter inskanning och arkivering i OnBase. Även där raderas dokumenten automatiskt när ärendet är färdigbehandlat. Det som traditionellt har varit en stor utmaning har nu fått en lösning”, berättar Thomas Skjørten.

Lätt att anpassa
När flera vitala IT-system i en organisation ska kopplas samman, är det ofta en dyr och tidskrävande process som kan resultera i stelbenta lösningar. En av de klart största fördelarna med OnBase är att det inte påverkar kärnsystemet, utan enkelt kan integreras och skräddarsys efter det enskilda företagets behov. Nobly har som IT-leverantör stått för anpassningen till de aktuella affärsrutinerna samt utbildning av utvalda medarbetare som varit drivande i processen.

”OnBase har varit lätt att anpassa efter våra befintliga system. Vi använder till exempel inkassosystemet Actic, som tidigare krävde 4–5 klick för att skicka ett dokument vidare till juridisk behandling. Nobly tog fram en ”snabbknapp” i OnBase som skickar vidare ett dokument med ett enda klick. Min allmänna upplevelse av OnBase är att det är en väldigt konfigurerbar lösning, där det är lätt att lägga till knappar. Det sparar in mycket programmeringstid”, konstaterar Thomas Skjørten.

Fas 1, som omfattade digitalisering av inkommande post, är nu så väl förankrad i organisationen att Visma Collectors har börjat att blicka framåt mot nästa fas:

”OnBase har fått ett väldigt fint mottagande av alla våra medarbetare och har nu blivit en naturlig del av vardagen. Det är medarbetarna som driver processen, och de uppskattar att de nu kan jobba mer effektivt med sina ärenden. Medarbetarna är viktiga ambassadörer för våra tjänster, och de ser fram emot att komma igång med fas 2 som omfattar den utgående kommunikationen. Alla dokument som vi producerar internt och skickar ut, ska på sikt också lagras i OnBase för att uppnå ett optimalt arbetsflöde. Till exempel ska kunderna kunna underteckna dokument digitalt när de har fått avisering om att dokumenten finns klara online. Vi måste även se till att känsliga personuppgifter och ärendehistorik behandlas korrekt och automatiskt raderas när lånet är färdigbetalt och ärendet avslutat. Jag tror att den här integrationen kommer att effektivisera behandlingstiden med ytterligare 20 %”, säger Thomas Skjørten.

Intresserad av mer information?

Alka
Visma Collectors
Region Syddanmark
Region Hovedstaden