Telefon +46 70 215 3696
Nyheter
Nobly expanderar - öppnar i Sverige
Läs mer
Ny fallstudie: Alka Forsikring
Läs mer
Krav på kryptering av e-post – undvik böter!
Läs mer
Vi står alltid redo att besvara dina frågor på telefon +46 70 215 3696 Kontakta oss
07.08.2018

OnBase

Krav på kryptering av e-post
– undvik böter!

Skickar ditt företag e-post med sekretessbelagd information eller personuppgifter? Då ska du vara extra uppmärksam vid årsskiftet, när ett nytt krav om kryptering av e-post träder i kraft. OnBase kan vara lösningen när kraven ska uppfyllas.

Av Morten Hav, företagsutvecklingschef & partner hos Nobly

Den 9 augusti kunde man läsa en kolumn av Julie Gerdes i Børsen, där hon fokuserar på det kommande kravet på kryptering av e-post som träder i kraft vid årsskiftet. Kolumnen skrevs mot bakgrund av en analys som gjorts av Dansk Erhverv (DE) bland medlemmarna. Här kommer DE fram till att en stor del av deras medlemsföretag (det framgår inte hur många) ännu inte har inlett initiativ för att uppfylla dataskyddsförordningen som trädde i kraft i maj. Det är oroande läsning eftersom detta kan få stora ekonomiska konsekvenser för enskilda företag.

På begäran har Datatillsynet meddelat att de ger företagen en frist fram till årsskiftet. Datatillsynet slår också fast att företagen efter nyår kan få kontrollbesök. Ingen vet vilka företag som kommer att dras i detta ”lotteri”. En sak är dock säker: Om företaget inte uppfyller GDPR kan det räkna med varningar och omfattande böter upp till miljonklassen, beroende på överträdelsens natur.

Första steget är överblick
Utmaningen för företaget är i första omgången att identifiera interna processer för delning och sändning av känsliga och/eller konfidentiella personuppgifter. Många företag har ingen överblick över vilka känsliga data som skickas eller delas. Dessutom kan det förekomma osäkerhet när det gäller vilka dokumentversioner som innehåller känsliga uppgifter som är relevanta för arkivering.

Digital arkivering, arbetsflöden och extern kommunikation är därför de första områden som företaget bör kartlägga om den förhållandevis korta tiden ska utnyttjas bäst. Här kan en tät dialog med en branscherkänd rådgivare vara värdefull. Och när kartläggningen har genomförts är en informationsplattform som OnBase by Hyland trygg att ha för att man ska kunna sova gott på natten.

OnBase – En säker plattform
Med en genomtänkt implementering av en så kallad Enterprise Content Management-lösning som OnBase kan företaget få fullständig överblick över arbetsflöden och GDPR-överensstämmelse. OnBase säkrar kryptering av e-post när det krävs samt att eventuell digital arkivering av dokument uppfyller GDPR-kraven. OnBase kan skräddarsys efter företagets befintliga arbetsmetoder och IT-system, så det blir lätt för användarna och organisationen att komma i gång. I en stundtals hektisk GDPR-period behöver ju inte allt revolutioneras på en gång. Ofta är det dock vår erfarenhet att ändringar i arbetsrutiner kan höja produktiviteten och arbetsglädjen betydligt.

Nobly har som konsultfirma haft glädjen att hjälpa flera stora kunder med GDPR-relaterade uppgifter. Vår viktigaste roll är alltid att skapa säkerhet, värde och överblick för användarna.

Om du inte är säker på att du har fullständig kontroll över GDPR och kryptering i ditt företag, är du alltid välkommen att kontakta oss så att kan vi berätta mer om hur vi hjälper ditt företag i mål med GDPR.

Läs mer om OnBase och GDPR

Vi är stolta över våra referenser
Alka
Visma Collectors
Region Syddanmark
Region Hovedstaden